Comment éviter certaines bêtises quand vous commencez à collaborer ?

Le 19 novembre nous avons animé le webinaire “Le bêtisier de la collaboration avec les outils numériques”. Les participants ont partagé leurs bêtises ainsi que les astuces qu’ils ont mises en oeuvre pour éviter de les refaire. Retour sur les temps forts et enseignements clés à retenir.

Comment éviter certaines bêtises quand vous commencez à collaborer ?

Collaborer à distance, cela ne fonctionne pas

Si nous sommes là c’est que nous avons tous lâché à un moment la phrase : “cela ne fonctionne pas”. Collaborer avec les autres grâce à un outil, c’est compliqué.

  • Rien avance, ça ne fonctionne pas
  • Et au fait, qui doit faire quoi ?
  • A un moment des tensions apparaissent
  • Vous êtes débordé d’informations
  • Vous ne savez pas par quel bout prendre cet outil obscur

Quand les bêtises nous donnent l’occasion d’apprendre

Très souvent, on considère que l’outil va nous faire collaborer. Et non !

Un outil, ce sont des fonctions pour collaborer au service d’une animation collaborative.

Quand on oublie cela, on enchaîne les bêtises mais il existe des solutions et c’est ce que le webinaire nous a appris. Pour vous faciliter le visionnage du webinaire et accéder aux parties qui vous intéressent le plus nous l’avons découpé en plusieurs séquences courtes, chacune introduite par un synopsis ou résumé.

Nous vous souhaitons une joyeuse exploration des bêtises et des solutions. Si vous avez une heure devant vous, nous vous invitons aussi à visionner tout le webinaire riche d’enseignements grâce à la participation de tous.

Histoire n°1 : J’utilise une liste de diffusion pour discuter

Quand on utilise un outil pour ce qu'il n'est pas fait !

Histoire n°2 : Je demande par courriel des avis sur un projet rédigé dans un document

Histoire d'un bazar lorsque chacun contribue à sa manière sur un document.

Histoire n°3 : Je vais mieux gérer le projet avec Trello

Que se passe-t-il quand le chef veut mieux “gérer” un projet, ici sur Trello ?

 Les histoires des participants

Quand le son ne fonctionne pas dans un webinaire…

avec Marika qui nous conseille un tutoriel sur l’animation de webinaire ( Tutoriel pourorganiser et animer une réunion en visioconférence ).

Quand on se trompe de prénom alors que l’on souhaite bien accueillir la personne dans le groupe

Quand on propose Google Drive pour partager des documents que personne ne retrouve…

Quand on ne sait plus où une information a été discutée…

Michèle nous raconte un cas très pratique où un collectif de 9 journalistes utilisent Slack tout en continuant d’utiliser l’email ou le groupe privé facebook pour discuter. Il devient alors très difficile de savoir où trouver une information que l’on avait vu. Koweb et d’autres participants prennent alors la parole pour évoquer quelques pistes de solution dont :

  • Utiliser un point d’informations, que ce soit sur Trello ou Google Drive.
  • Bien poser l’usage pour lequel chaque outil est choisil et se mettre d’accord sur une discipline commune.

Quand j’ai l’impression que personne ne lit ce que j’envoie… cela m’angoisse en créant une incertitude.

Dit autrement : Quand je ne veux pas inonder d’informations mon groupe alors je ne réponds pas alors que cela rassurait l’émetteur de l’info.

Cet exemple très concret nous montre comment le vide généré par des “non-retours” devrait nous inciter soit à utiliser des outils qui permettent de savoir si une information est lue ou au moins permettre à quelqu’un de réagir sans qu’il aie peur de gêner les autres.

Marc nous fait le cadeau d’une astuce à cet instant : envoyer un sondage pour demander une confirmation de présence à une réunion par exemple plutôt que de demander à chacun de confirmer par email.

Marika nous invite à travailler les différentes postures dans l’animation de communauté et de dédier des temps en présentiel ou à distance où des personnes accompagnent les mises en place et ajustements.

4 clés de réussite pour bien démarrer la collaboration

A chacun selon ses besoins et ses capacités

  • Chaque outil a un coeur de métier qu’il convient d’abord de bien comprendre et confronter au besoin collaboratif du groupe et de chaque acteur. Pensez donc à prendre du temps pour bien définir les besoins des acteurs, des groupes et de l’organisation.
  • Commencer par petits groupes pour agrandir le cercle tout en s’adaptant par petits pas
  • Proposer des niveaux d’accès différents : leader, contributeur, suiveur voire des alternatives non numériques pour certains.

L’exemple typique est la confusion entre outils de discussions et outils de diffusions : soit la discussion est finalement impossible, soit l’information est mal diffusée, soit les personnes sont inondées de messages… si le mauvais usage est appliqué au mauvais outil.

Marika nous a parlé de rôles plutôt que de niveaux d’accès et définissant des niveaux d’implication dont chacun devrait avoir conscience.

Des ressources faciles d’accès

  • Un facilitateur numérique ou une médiatrice “numérique et collaboration” joue le rôle de faciliter l’accès et l’usage de l’outil
  • Des formations dès le début
  • Un espace d’accueil permet à chacun de retrouver les informations essentielles sur le projet et sur les outils numériques utilisés
  • Des personnes ressources sont identifiées pour avoir une expertise sur des outils et/ou des méthodes de collaboration

Aurélie nous a fait un témoignage précieux pendant le webinaire. Plusieurs personnes n’arrivaient pas à retrouver dans leur Drive un document partagé. En ayant cette posture de facilitatrice, elle a fait un point de 10mn lors d’une réunion pour comprendre. Certains n’avaient pas saisi une subtilité permettant d’ajouter des documents à leur propre Drive. Un seul regret : ne pas avoir expliqué plus tôt mais pouvait-elle l’anticiper ?

Des outils et des méthodes au service des humains

  • Ni le bon outil, ni la bonne méthode ne remplacent ni ne garantissent des relations humaines co-constructives. Il faut prendre soin des relations humaines, par exemple en évitant d’avoir une discussion tendue ou complexe par mail.
  • Des échanges en présentiel facilitent l’interconnaissance, mobilisent l’intelligence collective et relationnelle pour résoudre des problèmes complexes ou des situations tendues.
  • Attention aux outils capteurs d’attention.

Quand on parle de capteurs d’attention, on peut citer deux exemples très concrets. Par exemple Facebook est conçu pour capter l’attention un maximum de temps sans que l’on s’en rende compte : faire défiler une page à l’infini. D’autres outils sont envahissants par leurs notifications qui captent notre attention à chaque instant. Inconsciemment ces outils vous génèrent du stress, vous font perdre du temps sur les choses essentielles et peuvent à terme nuire à l’ambiance dans le groupe.

L’apprentissage en réseau

  • Soutenir l’entraide au sein des équipes et de l’organisation pour mieux apprendre ensemble
  • Faire régulièrement des évaluations sur l’usage de ces outils
  • Faire vivre une communauté d’apprentissage en interne

Côté participants

Ingrid nous conseille de commencer par collaborer en présentiel. A l’inverse, d’autres ont dû commencé à distance mais s’obligent à une rencontre (WE) par an pour se retrouver.

Il est souvent apparu dans les échanges le terme de discipline. Frédéric en est arrivé à formuler le conseil suivant : adopter une logique de sobriété des outils tout en se mettant d’accord sur une discipline dans leur utilisation. L’idéal étant que cette discipline, cette règle du jeu commune, soit co-construite pas à pas par le groupe.

Enfin, il est toujours bon de consulter avant d’adopter surtout quand cela touche autant l’organisation du travail.

 Bibliographie de liens

Nous vous partageons ici les liens des différents éléments discutés pendant le webinaire dont certains rapportés par les participants.

Article sous licence CC-BY-SA 4.0. Consultez les conditions à respecter pour l'utiliser librement.

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