Comment bien participer à une visioconférence avec Zoom ?

Si les outils de visioconférence sont de plus en plus accessibles et performants, à l’image de Zoom, il faut tout de même respecter quelques règles pour bien en profiter. Après le avoir passer en revue, nous vous expliquerons comment rejoindre une salle de réunion Zoom.

Zoom est en train de devenir un des outils de visioconférence les plus appréciés que ce soit dans le monde des entreprises ou des associations. Il permet d'avoir un son et une image de qualité même avec des débits relativement faibles. ll est utilisable sur tout type de système : téléphone Android, iPhone, ordinateur Windows, Mac ou Linux. Il est gratuit à deux sans limite de temps, et pendant 45 minutes à plus de deux participants. Sa version payante commence à 14 dollars par mois.

A Koweb nous l'utilisons très régulièrement depuis plus d'un an avec une grande satisfaction. Cependant, que ce soit avec Zoom ou avec d'autres outils de visioconférence, j'ai déjà participé à des visioconférences qui ont été gâchées par des problèmes de connexion de certains participants.

Voici donc quelques conseils pour bien se préparer à participer à une visioconférence quelque soit l'outil utilisé. Je terminerais ensuite par vous expliquer comment rejoindre une salle de réunion Zoom.

Règles de base pour participer à une visio-conférence

Ce qui est commun à toutes les visioconférences : “Faire sa part”. Que ce soit par le choix de l'outil, du contenu et de l'animation, les organisateurs de la formation vont pouvoir contribuer à la qualité de la visio. Mais il y a des éléments sur lesquels, c'est aux participants de veiller :

• La qualité de la connexion internet

Pas forcément besoin de très haut débit, mais plus le débit sera élevé plus le son et l'image seront de qualité, et les communications plus fluides

• La qualité de la prise de son

C'est un élément essentiel, car autant une image moyenne ou absente n'empêche pas l'échange, autant un son de mauvaise qualité, voire coupé, va nuire à la qualité des communications avec le participant concerné, et à la qualité sonore générale pour tous les participants. Pour avoir un son de qualité, il est souvent nécessaire d'utiliser un casque audio (sauf pour des ordinateurs possédant des micros internes de qualité). Un casque de téléphone peut suffire, un casque spécifique peut être un vrai plus. Vérifiez si votre prise micro externe (entrée de son) est séparée de la prise haut parleur (sortie de son) ou si elles sont sur la même pour choisir la ou les bonnes prises mâles. Il faut ensuite faire des tests pour voir s'il est nécessaire de modifier le paramétrage par défaut de votre ordinateur. Nous vous conseillons aussi de faire au préalable un test avec le logiciel de visioconférence que vous allez utilisez.

• Un lieu silencieux

Si vous avez une bonne prise de son, les sons autour de vous risquent d'être entendus par tout le monde … il faut donc privilégier l'espace le plus silencieux possible. S'il y a du bruit, nous vous encourageons à couper votre micro quand vous ne parlez pas.

• Une bonne luminosité

Même si l'image est moins importante, elle peut être un plus. Il faudra donc veiller si possible à avoir une lumière de côté ou de trois quart pour que comme pour une photo votre visage ne soit pas en contre-jour.

• Tester la Webcam

La qualité des webcam étant très inégale, nous vous encourageons à faire des tests, si possible avec le logiciel qui sera utilisé pour la visio. Vous pourrez à cette occasion faire des essais de cadrage pour voir ce que les autres vont voir de vous et de chez vous …

Nous vous encourageons à faire ces tests et réglages avant le début de la visioconférence, éventuellement dans un temps dédié à l'accueil des participants par les organisateurs

Rejoindre une salle de réunion Zoom et participer à une visio-conférence

Zoom se montre très fiable même avec une connexion internet pouvant être instable et vous pouvez enregistrer des moments de la visioconférence pour les visionner à nouveau plus tard.

Normalement, l'accès à une visioconférence Zoom est très simple. Vous n'avez pas besoin de créer un compte (contrairement à skype). C'est résumé dans cette vidéo en anglais sous-titrée en français.

Découvrons ensemble dans les grandes lignes les différentes étapes.

Préparer Zoom avant la visio-conférence

• Vousinstallez Zoom sur votre ordinateur;
• Effectuer des tests avec le logiciel Zoom avant votre rendez-vous;

Rejoindre la salle de réunion sur invitation de l'organisateur

L'organisateur de la visioconférence vous enverra un lien pour rejoindre une salle de réunion. En cliquant sur le lien, il vous suffira de suivre les instructions. Si vous n'avez encore jamais installé Zoom sur votre ordinateur, pensez à le faire au moins 30mn avant le début de votre visioconférence comme expliqué précédemment. Une fois dans la salle de réunion, il suffit d'attendre que l'hôte ait commencé la visio.

Puis, si vous le souhaitez, tester une dernière fois et connecter votre audio (micro), et votre vidéo (webcam) en cliquant sur démarrer votre vidéo en bas à gauche de la fenêtre.

 Des options pratiques pour participer : le Chat, partage d'écran et conversation visio

Vous avez aussi l'accès à un espace de discussion par Chat en cliquant sur converser dans le menu en bas au centre de la fenêtre.

L'organisateur de la réunion peut vous donner accès ou pas à ces trois possibilités d'interactions (audio, vidéo et chat).

Vous êtes maintenant prêt à profiter de toutes les opportunités d'échanges et de formation que propose Zoom.

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