Il est possible de réaliser de belles choses avec des outils collaboratifs bien utilisés

par Laurent CHEDANNE

Le récit d’une collaboration improbable où je vous fait découvrir comment 4 outils bien maîtrisés ont permis à la fois de se rencontrer, de collaborer pour créer une formation mais aussi d’animer une formation auprès de 5 associations travaillant leur transition numérique. Plongeons au cœur de la promesse de Koweb : révéler le potentiel des outils numériques pour augmenter le pouvoir d’agir des équipes tout en les renforçant.

La messagerie d’équipe comme lieu de rencontre et d’ancrage d’une culture de la coopération : l’exemple de Rocket.Chat

Opteos est une coopérative d’activités et d’emploi (CAE) pour salarier des entrepreneurs développant une activité d’indépendant. Basée sur Lille, elle propose l’outil Rocket.Chat à tous ses entrepreneurs pour leur permettre d’échanger. Les discussions des entrepreneurs sur cette messagerie d’équipe s'organisent dans différents canaux de communication en fonction de leurs centres d’intérêt et de leur implication dans différents cercles. La pratique proposée sur l’outil est d’ouvrir des canaux de discussion accessibles à tous et donnant la liberté à chacun de :

• Rechercher les canaux qui peuvent les intéresser
• Suivre en toute transparence les discussions et partages qui ont lieu sans forcément devoir y participer
• Interpeller un autre entrepreneur pour le faire venir sans contraintes dans une discussion en cours

Cette approche est très éloignée des organisations fonctionnant en silos cloisonnés. Opteos va même plus loin en donnant accès à l’extérieur à cette messagerie pour les personnes impliquées dans des projets soutenus par Opteos ou ses entrepreneurs. Sans être entrepreneur chez eux, j’étais déjà présent sur cette messagerie interne car je travaillais comme développeur principal d’un outil Open Source qu’ils testaient : Loot. J’avais ainsi commencé à tisser quelques liens et à me faire repérer.

Dans la messagerie, un canal de discussions s’appelle #appelsoffre_missions dans lequel tout entrepreneur peut partager une opportunité de missions, monter une équipe autour d’un projet ou encore lancer un appel à collaborations. Janvier 2021, Simon Sarazin, un entrepreneur de la CAE, partage sur le canal un diagnostic de Nord Actif sur des besoins d’accompagnement numérique d’associations. Maroin Al Dandachi, connaissait Christophe et avait lu quelques-unes des mes interventions sur la messagerie. Il crée alors la connexion entre Christophe et moi-même sur ce message de Simon en nous mentionnant tous les deux. Voici donc la mise en lien faite. Christophe et moi-même commençons à travailler sur une proposition.

Privilégier des espaces ouverts pour les discussions pour engager les personnes

Ce récit est ce que j’appelle une belle expérience irréversible d’un mode de fonctionnement dont il est impossible de s’en défaire. L’expérience est fluide, fructueuse et nécessite très peu d’efforts. Même si je connaissais déjà Opteos et que je me questionnais sur l’opportunité de la rejoindre avant cette expérience, cette dernière a été si forte et surprenante qu’en mars 2021, je décide de rejoindre la CAE.

L’outil Rocket.Chat a joué un rôle central mais c’est surtout la façon de le déployer qui en fait un bel outil :

1. En en faisant le seul outil de discussions reliant tous les entrepreneurs, c’est le lieu de passage obligé.
2. En choisissant de rendre transparentes toutes les discussions dans des canaux ouverts à tous, la connaissance se diffuse naturellement de façon organique et les mises en lien sont facilitées

Au début, cette approche est perturbante pour beaucoup d’entre nous car nous craignons de discuter avec des dizaines d'oreilles qui peuvent nous écouter. La tentation est forte de privilégier une discussion de 1 à 1 en privé. Puis lorsque l’on vit cette expérience, on comprend le bénéfice inattendu que cette approche génère. Je vous invite à créer des espaces ouverts d’échange et limiter les espaces privés à des besoins évidents de sécurité ou confidentialité. On remarque alors que les contenus confidentiels sont finalement peu nombreux et méritent souvent d’être ouverts pour faire émerger des “contacts” entre personnes d’une organisation qui ne se seraient jamais rencontrées. Christophe parle de fertilisation croisée permettant de faire émerger des idées et des solutions inattendues.

Rocket.Chat a été le premier outil soutenant pour commencer à collaborer avec Christophe. Notre proposition a été retenue par Nord Actif et nous l’avons travaillée sans jamais avoir eu besoin de nous rencontrer physiquement. Trois outils ont été soutenant pour réussir : Google Docs, Trello et Zoom.

La cocréation d’un contenu avec Google Docs et Zoom

Christophe travaillait à cette époque comme médiateur numérique dans un centre social et ses seules disponibilités de travail étaient à la pause déjeuner et le soir. Étant deux utilisateurs avancés de Google Docs, nous savons utiliser les différents modes d’édition de cet éditeur de documents en ligne pour :

• suggérer des modifications
• exposer des idées
• discuter pour prendre une décision

Grâce à ses fonctions essentielles de discussions sur un texte et de notifications performantes, Google Docs nous a permis de créer collectivement de façon asynchrone un contenu où il fallait à la fois travailler le fond et la forme sans avoir besoin d’organiser une réunion. Nous nous sommes appuyés sur cet outil que ce soit dans la co-écriture de la proposition commerciale ou dans la mise en place de l’accompagnement proposé aux associations.

Zoom, l’outil d’organisation de visioconférences, nous aidait ensuite principalement pour :

• Clôturer les discussions encore ouvertes et ainsi se synchroniser sur chaque décision que cela impliquait ;
• Se synchroniser sur le calendrier des actions à dérouler puis suivi grâce à Trello
• Et bien sûr pour apprendre à mieux se connaître à travers nos échanges en direct.

Bref, que ce soit au travers de la collaboration asynchrone sur Google Doc ou de la visioconférence sur Zoom, nous nous sommes découverts humainement pour faire équipe dans l'accompagnement à venir.

Trello pour avoir une vision centrale et partagée du projet

Koweb utilise Trello et forme sur cet outil les équipes pour les aider à s’organiser dans leurs activités. L’utilisation de Trello était aussi un point commun avec Christophe. Il le pratique depuis longtemps. Nous avons donc créé un tableau assez simple de suivi des tâches.

Au début, il nous a permis de rendre visibles les différentes échéances pour effectuer notre proposition à Nord Actif. Rapidement, il est devenu la gare centrale du projet pour nous permettre par exemple de :

• trouver un document lié à une action ou un dossier à suivre
• nous remettre en mémoire les prochaines échéances
• laisser une trace d’une action menée en écrivant un commentaire sur une des cartes de suivi.

Au travers de ce projet, Christophe et moi-même avons mis en pratique rapidement, avec fluidité et efficacité les principaux outils auxquels Koweb forme et accompagne : Google Docs, Trello, Rocket.Chat et Zoom. Ils ont encore démontré la valeur qu’ils apportent pour développer une collaboration de qualité.

5 associations accompagnées avec succès pour avancer dans leur transition numérique

Notre première rencontre physique s’est faite 30 minutes avant la première journée de cette formation-action conçue à distance. Pendant toute cette préparation, nous avons appris à nous connaître. Et malgré la distance que tout outil numérique peut mettre entre des personnes, l’animation qui a été faite a été à la hauteur de nos espérances : la qualité, l’écoute, l’adaptabilité, la pertinence étaient au rendez-vous.

Les associations accompagnées l’ont ressenti. Elles ont pris autant de plaisir que nous à avancer ensemble. Au bout de 3 mois, nous étions tous déçus que cette aventure se termine. Malgré un éloignement géographique entre les intervenants et les associations accompagnées, ces outils numériques nous ont permis à chacun de développer une collaboration-formation fructueuse :

• Nous avons innové en coordonnant à distance toute une formation-accompagnement. Trello, Google Docs et Zoom ont composé l’espace de formation permettant aux associations de croiser leurs apprentissages et à nous, intervenants, de les maintenir engager pendant les 3 mois d’accompagnement.
• Les 5 associations ont découvert ou approfondi l’écosystème des outils libres pour mieux comprendre leur philosophie afin d’en tirer le meilleur lors d’un déploiement dans une organisation.
• 2 associations ont cartographié les outils utilisés et le rôle donné à chacun d’eux pour structurer leur organisation. Elles ont pu se projeter sur les priorités suivantes comme déployer une stratégie de consolidation des usages.
• Pour l’association Les sens du goût, déjà bien avancée dans l’usage d’outils collaboratifs, les participants ont découvert de nouveaux outils qu’ils ont explorés pour évaluer la pertinence de les intégrer dans leur flux de travail.
• 1 association a déployé Trello pour créer un espace central de partage des informations et de synchronisation de l’équipe bénévole et salariée. Elle partait quasiment de zéro sur l’usage d’outils numériques et c’est leur premier outil déployé en interne.
• Enfin, la compagnie Art-Track a pu structurer le pilotage de ses publications sur les réseaux sociaux, un des enjeux d’une des participantes.

Les associations accompagnées que nous vous invitons à découvrir

• Cie Art-Track
• De la suite dans les images
• La Verrière
• arre-association.fr
• Les sens du goût

Christophe rejoint l’équipe Koweb qui se construit progressivement comme un commun

En partageant autant d’expertises sur des outils dont Koweb soutient le déploiement dans les organisations, j’ai donc tout naturellement proposé à Christophe de rejoindre l’équipe. Ce n’est pas l’unique raison. Tout comme Frédéric, Karine, Paul et moi-même, Christophe est engagé depuis longtemps dans l’objectif de faire converger les pratiques humaines et les usages numériques vers un vivre-ensemble harmonieux et connecté.

• En savoir plus sur Christophe Cesetti

Son arrivée a aussi été l’occasion de faire évoluer notre projet en engageant l’équipe dans une stratégie où Koweb est conçu comme un commun au service d’une communauté ayant à cœur d’augmenter le pouvoir des petits groupes pour améliorer le monde. Nous avons donc réécrit complètement qui nous sommes et nous avons clarifié notre organisation pour plus facilement vous inviter à rejoindre la communauté et l'équipe autour de Koweb.

Pour aller plus loin :

• Les fiches des outils explorées dans cet outil : Zoom, Trello, Google Docs
• Faites un peu plus connaissance avec Christophe et Laurent

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